Verifactu in Spanien
Wer in Spanien als Selbstständiger arbeitet oder ein Unternehmen führt, wird sich mit Verifactu beschäftigen müssen. Hinter dem etwas sperrigen Namen steckt eine neue Regelung für die elektronischen Systeme, mit denen Rechnungen erstellt werden.
Ziel ist vor allem, Manipulationen bei Rechnungen zu erschweren und Steuerbetrug zu bekämpfen. Die Rechnung soll künftig nicht mehr einfach nur ein Dokument sein, sondern Teil eines nachvollziehbaren und gegen nachträgliche Manipulation geschützten Rechnungsprozesses.
Rechnungen sollen nachvollziehbar und unveränderbar sein
Künftig müssen die verwendeten Rechnungssysteme bestimmte technische Anforderungen erfüllen. Sie müssen unter anderem sichere und standardisierte Rechnungsdatensätze erzeugen, die nachträglich nicht unbemerkt verändert werden können. Außerdem muss die Rechnung einen QR-Code enthalten.
VeriFactu ist dabei eine bestimmte Variante innerhalb des neuen Systems. Bei Verifactu werden die Rechnungsdaten automatisch an die spanische Steuerbehörde, die Agencia Tributaria, übermittelt. Der Kunde kann die Rechnung über den QR-Code überprüfen.
Daneben gibt es die Variante NO Verifactu. Dabei werden die Rechnungsdaten nicht automatisch an die Steuerbehörde übermittelt.
Das verwendete System muss jedoch ebenfalls strenge Anforderungen erfüllen und sicherstellen, dass die gespeicherten Rechnungsdaten unverändert bleiben. Zwischen beiden Varianten kann der Steuerpflichtige grundsätzlich wählen.
Wann wird Verifactu Pflicht?
Die Einführung von Verifactu wurde inzwischen zum zweiten Mal verschoben. Nach der ursprünglichen Planung sollte das neue System bereits 2025 beziehungsweise 2026 verpflichtend werden. Im Dezember 2025 war die Einführung zunächst auf 2027 verschoben worden.
Nun hat das spanische Finanzministerium die Einführung erneut nach hinten verschoben. Verifactu soll nach den neuen Plänen erst im Oktober 2028 verpflichtend werden. Die neue Frist soll für Unternehmen und Selbstständige gleichermaßen gelten. Damit wird der bisherige Unterschied zwischen Unternehmen, die der Körperschaftsteuer unterliegen, und Autónomos aufgehoben.
Hacienda begründet die erneute Verschiebung vor allem damit, dass Verifactu zeitlich mit der Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnung abgestimmt werden soll. Unternehmen und Selbstständige sollen dadurch nicht innerhalb kurzer Zeit zwei verschiedene Systeme zur Digitalisierung ihrer Rechnungsstellung umsetzen müssen.
Wichtig: Die neue Frist wurde am 5. Oktober 2026 vom Finanzministerium angekündigt. Die entsprechende rechtliche Umsetzung muss noch im spanischen Staatsanzeiger BOE veröffentlicht werden.
Was bedeutet das für kleine Unternehmen und Autónomos?
Das spanische Finanzamt (AEAT) stellt eine kostenlose Verifactu-Anwendung zur Verfügung. Sie richtet sich unter anderem an Selbstständige und kleine Unternehmen, die nur wenige Rechnungen ausstellen oder einen einfachen Rechnungsablauf haben.
Über die Anwendung können Rechnungen erstellt und anschließend als PDF heruntergeladen werden. Auf dem PDF befindet sich der QR-Code. Gleichzeitig wird der entsprechende Rechnungsdatensatz an das Finanzamt übermittelt.
Das bedeutet also nicht, dass Kunden künftig keine PDF-Rechnung mehr bekommen dürfen. Im Gegenteil: Die kostenlose Anwendung des Finanzamts erzeugt selbst eine PDF-Rechnung mit QR-Code.
Und was ist mit Rechnungen aus Word?
Wer seine Rechnungen bislang beispielsweise in Word erstellt und anschließend als PDF verschickt, sollte prüfen, ob dieses Verfahren die neuen Anforderungen erfüllt.
Entscheidend ist nicht allein, dass am Ende eine PDF-Datei entsteht. Entscheidend ist das System, mit dem die Rechnungsdaten erzeugt und verarbeitet werden.
Für einen Selbstständigen mit wenigen Rechnungen kann deshalb die kostenlose Anwendung der Agencia Tributaria eine vergleichsweise einfache Lösung sein. Wer viele Rechnungen ausstellt, kann dagegen ein entsprechend angepasstes Rechnungsprogramm verwenden.
Quellen: Agencia Tributaria, BOE, Expansion, El Mundo.
